OmniMove > Organisatie > Privacy

Privacy policy

Versie 1.3 - September 2023

Deze privacy statement is voor het laatst aangepast op 13 September 2023

Inleiding

OmniMove Mobile Solutions B.V. (hierna: "wij") verwerkt persoonsgegevens van mensen die gebruik maken van OmniMove Diensten, zoals het OmniMove MobileForms platform, OmniMove MobileForms mobiele App en website. Dit doen wij om onze doelen te bereiken en onze contacten zo goed mogelijk te ondersteunen.  In deze Privacy Policy leggen wij uit waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

Door de OmniMove Diensten te gebruiken gaat u akkoord met deze Privacy Policy. Indien u niet akkoord gaat met deze Privacy Policy, dient u geen gebruik te maken van de OmniMove Diensten.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO), maar we helpen u graag met vragen over gegevensbescherming. Mocht u vragen of zorgen hebben, neem dan contact met ons via info@omnimove.nl.

Wie zijn we?

Wij zijn OmniMove Mobile Solutions B.V. en zijn gevestigd aan de Valeriaan 12, 3863 DG Nijkerk, Nederland. Deze Privacy Policy regelt alle gegevensverwerkingen waarvoor wij als verantwoordelijke zijn aan te merken. Om duidelijk te maken welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe wij met die persoonsgegevens omgaan, maken wij onderscheid tussen verschillende gegevensverwerkingen.

Definities

Hieronder geven we enkele definities ter verduidelijking van de termen die in dit Privacy Policy worden gebruikt:

  • "OmniMove Diensten" omvatten onze producten, diensten en integraties, met inbegrip van het OmniMove MobileForms platform, mobiele toepassingen, downloadbare software en websites, met inbegrip van omnimove.nl, maar niet die welke door derden zijn gecreëerd, zelfs wanneer deze toegankelijk zijn via het OmniMove MobileForms platform.
  • "Persoonlijke informatie" omvat informatie die alleen of in combinatie met andere informatie kan worden gebruikt om u gemakkelijk te identificeren, contact met u op te nemen of u te lokaliseren, zoals: naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. Wij beschouwen Persoonlijke Informatie niet als informatie die anoniem is gemaakt, zodat een derde partij niet gemakkelijk een specifiek individu kan identificeren.
  • "Niet-persoonsgegevens" zijn alle andere gegevens dan Persoonsgegevens.

Soort gegevens

Er zijn verschillende soorten gegevens die wij kunnen verwerken door uw gebruik van de diensten van OmniMove. Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen deze gegevenstypes, omdat de verschillende gegevenstypes verschillende eisen aan ons stellen wanneer wij dergelijke gegevens voor u verwerken.

  • Content Data - Alle gegevens die u of uw gebruikers invoeren in OmniMove Diensten en die geen ander datatype zijn. Voorbeeld: een gebruiker vult een OmniMove MobileForms formulier in en verstuurt het.
  • Supportgegevens - Alle gegevens die u of uw gebruikers rechtstreeks aan ons verstrekken in het supportproces en die geen ander gegevenstype zijn. Voorbeeld: een gebruiker maakt een support ticket aan en geeft informatie in die support aanvraag zoals de naam van een gebruiker die niet kan inloggen op de OmniMove Diensten.
  • Contactgegevens - Gegevens die u ons hebt verstrekt om met ons te communiceren. Voorbeeld: uw naam en e-mailadres die u hebt opgegeven bij uw inschrijving op een OmniMove MobileForms account, die u ons hebt meegedeeld door ons een e-mail te sturen.
  • Feedbackgegevens - Gegevens die u aan ons hebt verstrekt om ons feedback te geven. Voorbeeld: uw deelname aan een enquête of een klacht die u bij ons hebt ingediend.
  • Gebruiksgegevens - Gegevens die worden gegenereerd bij uw gebruik van OmniMove MobileForms door OmniMove Diensten. Voorbeeld: een log file of record met informatie over login pogingen van een specifieke gebruiker, tijd en locatie van een formulier indiening of krediet gebruik door een gebruiker.

Rollen en toepassingsgebied van dit privacy beleid

Met betrekking tot Inhoudsgegevens en Ondersteuningsgegevens moet u en/of uw organisatie worden beschouwd als de Gegevensbeheerder, terwijl wij moeten worden beschouwd als de Gegevensverwerker. De manier waarop wij deze twee gegevenstypen namens u verwerken, wordt geregeld in het addendum Gegevensverwerking.

Bijlage gegevensverwerking verwerkersovereenkomst

Om u in staat te stellen te voldoen aan uw verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming, zijn wij bereid een passende Data Processing Addendum (DPA) te ondertekenen. U kunt een DPA aanvragen bij OmniMove. Zodra wij uw verzoek hebben ontvangen, sturen wij u de DPA ter ondertekening.

Met betrekking tot Contactgegevens, Feedbackgegevens en Gebruiksgegevens moeten wij worden beschouwd als de Gegevensbeheerder. De manier waarop wij deze soorten gegevens verwerken, wordt geregeld in dit Privacy beleid. De rest van dit Privacy beleid heeft daarom uitsluitend betrekking op Contactgegevens, Feedbackgegevens en Gebruiksgegevens.

Welke persoonlijke gegevens verwerken we?

Door gebruik te maken van de OmniMove Diensten, kunt u contact met ons opnemen, bijvoorbeeld wanneer u uw OmniMove MobileForms account registreert om een product of dienst te evalueren, te abonneren of een licentie voor een product of dienst te verkrijgen, een product of dienst te kopen, ons een e-mail te sturen of een supportticket aan te maken. In dergelijke gevallen kunnen wij de volgende contactgegevens verwerken:

  • Naam
  • Email adres
  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • Locatie
  • Facturatie informatie

Wanneer u ons feedback geeft, bijvoorbeeld door een enquête in te vullen of een klacht in te dienen, verwerken wij de volgende feedbackgegevens:

  • Naam
  • Email adres
  • Alle andere persoonlijke gegevens die u ons rechtstreeks verstrekt

Wanneer u OmniMove Diensten gebruikt, bijvoorbeeld door middel van het invullen van een formulier op het OmniMove MobileForms Platform of het invullen van een formulier op de OmniMove MobileForms mobiele App, verwerken wij de volgende gebruiksgegevens, afhankelijk van uw toestemming:

  • Naam
  • Email adres
  • Gegevens over uw activiteit met betrekking tot OmniMove Diensten, zoals:
  • Datum en tijd van het vastleggen van een formulier
  • Locatie van het vastleggen van een formulier

Wanneer u onze nieuwsbrief ontvangt, verwerken we de volgende persoonlijke gegevens:

  • Naam
  • Email adres
  • Gegevens over uw activiteit met betrekking tot onze nieuwsbrief

Wanneer u onze website bezoekt en onze cookies accepteert, verwerken we de volgende persoonlijke gegevens:

  • Een unieke ID om bezoekers op meerdere websites te volgen en relevante advertenties te presenteren
  • IP-adres (ingekort), om uw land of regio te bepalen
  • Kenmerken van het apparaat, zoals merk en model
  • Browser kenmerken, zoals uw taal

Waarom verwerken we die persoonlijke gegevens?

We verwerken persoonlijke gegevens voor verschillende doeleinden:

Met u communiceren

Wanneer u om een van de genoemde redenen contact met ons opneemt, verwerken we uw persoonlijke gegevens om de communicatie met u te vergemakkelijken en te onderhouden. Dit stelt ons in staat om via e-mail of telefonisch klantenondersteuning te bieden.

De levering van onze diensten mogelijk maken

We kunnen uw contactgegevens gebruiken om onze diensten te kunnen leveren, zoals het aanmaken van uw gebruikersaccount, het verwerken van factuurgegevens, accountbeheer of om u te informeren over systeemonderhoud.

Onze producten en diensten verbeteren

Wanneer u ons feedback geeft en/of door het gebruik van OmniMove diensten, verwerken wij uw feedback en gebruiksgegevens om een hoog kwaliteitsniveau van onze producten en diensten te handhaven en te verbeteren, bijvoorbeeld door middel van rapportage van het gebruik van OmniMove diensten als middel van operationeel management en het opsporen van trends en verbetermogelijkheden. Wij zullen dit zoveel mogelijk doen op basis van geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens.

Onderzoek en rapportage

Door gebruik te maken van de diensten van OmniMove kunnen wij uw gebruiksgegevens verwerken voor onderzoek en rapportering. Wij zullen dit enkel doen op basis van volledig geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens. Wij kunnen onderzoeksrapporten delen met derden, zoals andere gebruikers van OmniMove diensten.

Verzenden van onze nieuwsbrief en mailings

Wanneer u bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief (bijvoorbeeld wanneer u klant bent), verwerken wij uw persoonsgegevens om u onze nieuwsbrief of andere marketing- of commerciële e-mails te sturen. Als u dergelijke e-mails niet langer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden voor elke e-mail die u van ons hebt ontvangen.

Remarketing en reclame

Wanneer u onze cookies op omnimove.nl hebt geaccepteerd, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor remarketing doeleinden, om onze online marketing en betaalde advertenties te verbeteren. U kunt zich hiervoor afmelden door uw toestemming te wijzigen via de knop voor het cookiebeleid of door de cookies van deze site handmatig in uw browser te verwijderen.

Wettelijke gronden voor verwerking

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Een overeenkomst uitvoeren of voorbereiden (communiceren, diensten leveren, producten en diensten verbeteren)
  • Een legitiem belang (direct marketing naar klanten)
  • Toestemming (remarketing activiteiten)
  • Gevoelige gegevens

In specifieke gevallen kunnen we gevoelige persoonsgegevens verwerken:

  • Wanneer u gevoelige persoonlijke gegevens als feedbackgegevens verstrekt

We raden u sterk af om gevoelige persoonlijke gegevens naar ons te sturen als dit niet nodig is voor onze verwerkingsdoeleinden.

Persoonlijke gegevens van minderjarigen

We hebben uitdrukkelijk niet de intentie om persoonsgegevens van minderjarigen te verwerken, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogden. We kunnen echter niet controleren of een gebruiker minderjarig is. We raden ouders en voogden daarom aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt zonder toestemming van hun ouders of voogden. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens verwerken over minderjarigen, neem dan contact met ons op via info@omnimove.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde beslissingen

Wij passen het beginsel niet toe als op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking besluiten worden genomen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van OmniMove) tussen zit.

Rechten van de betrokkene

Als betrokkene heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens die wij verwerken. Wij zullen ons uiterste best doen om aan deze rechten te voldoen. Om gebruik te maken van uw rechten, kunt u contact met ons opnemen door een specifiek verzoek te sturen naar info@omnimove.nl.

  • Informatie en toegang: U hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Op verzoek zullen wij u ook vertellen hoe en waarom wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt.
  • Rectificatie: U hebt het recht op rectificatie van uw persoonlijke gegevens.
  • Recht om vergeten te worden: U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens te laten wissen. Een wettelijke verplichting kan ons dwingen om uw persoonsgegevens toch te verwerken. In dit geval zullen wij u hierover informeren in antwoord op uw verzoek.
  • Beperking: Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken? Dan kunt u dit kenbaar maken om de verwerking te beperken.
  • Bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Is het voor marketingdoeleinden? Dan stoppen we zo snel mogelijk met de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Overdraagbaarheid: U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens over te dragen aan uzelf of aan een andere partij.

U kunt ook:

  • Toestemming intrekken: Bijvoorbeeld voor het ontvangen van onze nieuwsbrief (opt-out). Als u uw toestemming voor andere verwerkingen wilt intrekken, kun u contact met ons opnemen.
  • Dien een klacht in: Bent u van mening dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen wij dat graag van u. U kunt ook een klacht indienen bij een bevoegde adviesinstantie.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen we u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Verberg in de kopie uw foto, MRZ (Machine Readable Zone), paspoortnummer en Burgerservicenummer om uw privacy te beschermen. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, op uw verzoek.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om onze verwerkingsdoelen te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken. Wij zullen uw persoonsgegevens onverwijld verwijderen wanneer u ervoor kiest uw gebruik van de diensten van OmniMove te beëindigen. Back-ups, e-mails en logs worden 30 dagen bewaard.

Informatiebeveiliging

Wij nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met dit Privacy beleid worden behandeld. De meest recente versie van ons informatiebeveiligingsbeleid is beschikbaar op omnimove.nl. Helaas kan niet worden gegarandeerd dat het internet 100% veilig is en kunnen wij de veiligheid van de informatie die u aan ons verstrekt niet garanderen of waarborgen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onbedoelde openbaarmaking.

Door OmniMove Diensten te gebruiken of Persoonlijke Informatie aan ons te verstrekken, gaat u ermee akkoord dat wij elektronisch met u kunnen communiceren met betrekking tot beveiliging, privacy en administratieve kwesties met betrekking tot uw gebruik van OmniMove Diensten. Indien wij kennis krijgen van een inbreuk op een beveiligingssysteem, kunnen wij trachten u daarvan elektronisch op de hoogte te brengen door het plaatsen van een bericht op de OmniMove Diensten of door u een e-mail te sturen. U kan een wettelijk recht hebben om deze kennisgeving schriftelijk te ontvangen. Om een gratis schriftelijke kennisgeving van een inbreuk op de beveiliging te ontvangen (of om uw toestemming om een elektronische kennisgeving te ontvangen in te trekken), gelieve ons te verwittigen op het volgende adres info@omnimove.nl.

Cookies

Wanneer u onze website gebruikt zonder cookies toe te staan, slaan we alleen functionele/analytische cookies op voor Google Analytics die geen persoonlijke informatie (PII) verzamelen. Om hieraan te voldoen

  • Informatie versleuteld en anoniem verwerken

Bij het gebruik van ons OmniMove MobileForms Platform kunnen derden de volgende functionele en analytische cookies plaatsen:

Marketingcookies met toestemming

Alleen als u hebt ingestemd met het toestaan van cookies, gebruiken we niet-anonieme cookies voor (re)marketing- en advertentiedoeleinden.

Delen van persoonlijke gegevens met derden

Wij delen uw persoonlijke gegevens niet met derden, behalve voor het uitvoeren van onze diensten. Deze derden zijn in feite gegevensverwerkers. Wanneer u ervoor kiest om een integratie van een derde partij te gebruiken, staat u toe dat gegevens worden gedeeld tussen OmniMove Diensten en de integratieleverancier. Wij maken ook gebruik van Google Analytics. Dit doen wij alleen om onze overeenkomst met u uit te voeren, voor ons gerechtvaardigd belang of wanneer wij uw toestemming hebben. Deze partijen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de instructies van OmniMove. Een wettelijke verplichting of een soortgelijke openbaarmaking, of een fusie of verkoop van OmniMove aan een ander bedrijf kan voor ons ook een reden zijn om persoonsgegevens met derden te delen.

Toepasselijkheid van dit Privacy beleid op derden

Wanneer u weg navigeert van de OmniMove Diensten naar websites of apps die beheerd worden door derden, verlaat u de OmniMove Diensten, op welk ogenblik dit Privacy beleid niet langer van toepassing is. U ontvangt geen waarschuwing wanneer u OmniMove Diensten verlaat. Indien u gebruik maakt van producten van derden die beschikbaar zijn via OmniMove Diensten, dient u er rekening mee te houden dat dit Privacy beleid niet regelt hoe zij informatie verzamelen, gebruiken en vrijgeven. Wij raden u aan de privacy verklaringen van deze partijen te lezen alvorens hun diensten te gebruiken.

Disclaimer voor internationale gebruikers

Door ervoor te kiezen OmniMove Diensten te bezoeken of op een andere manier informatie aan ons te verstrekken, gaat u ermee akkoord dat elk geschil over privacy of dit Privacy beleid wordt beheerst door Nederlands recht. Indien u ons bezoekt vanuit Australië en de Verenigde Staten of andere regio's waar de wetgeving inzake het verzamelen en gebruiken van gegevens van toepassing is, wijzen wij u erop dat u instemt met de overdracht van uw persoonsgegevens naar de Europese Unie. Door uw persoonlijke informatie te verstrekken, stemt u in met de overdracht en verwerking in overeenstemming met dit beleid. U stemt eveneens in met de beslechting van eventuele geschillen die in verband met ons of de OmniMove Diensten ontstaan overeenkomstig de algemene voorwaarden van OmniMove Mobile Solutions B.V..

Nieuw gebruik van informatie

Van tijd tot tijd kunnen wij informatie, waaronder Persoonsgegevens, gebruiken voor nieuwe, onverwachte doeleinden die niet eerder zijn vermeld in ons Privacy beleid. Als onze informatiepraktijken wijzigen met betrekking tot eerder verzamelde informatie, zullen we redelijke inspanningen leveren om kennisgeving te doen en toestemming te verkrijgen voor dergelijk gebruik zoals vereist door de wet.

Informatiebeveiliging

OmniMove beschouwt informatiebeveiliging als een topprioriteit. De diensten van OmniMove zijn gebouwd met sterke beveiligingsfuncties die uw gegevens voortdurend beschermen. OmniMove implementeert systemen, toepassingen en procedures om uw persoonlijke gegevens te beveiligen, om het risico van diefstal, beschadiging, verlies van informatie, of ongeoorloofde toegang tot of gebruik van informatie te minimaliseren. Zo evalueren wij bijvoorbeeld onze informatieverzamelings-, opslag- en verwerkingspraktijken, met inbegrip van fysieke veiligheidsmaatregelen, om ongeoorloofde toegang tot onze systemen te voorkomen. Bovendien beperken wij de toegang tot persoonsgegevens tot de werknemers, contractanten en agenten van OmniMove die deze nodig hebben om hun functie uit te oefenen. Iedereen met deze toegang is onderworpen aan strikte contractuele geheimhoudingsverplichtingen en kan worden gestraft of ontslagen indien hij/zij deze verplichtingen niet nakomt.

De inzichten die we opdoen door onze diensten te onderhouden, helpen ons om beveiligingsbedreigingen te detecteren en automatisch te blokkeren zodat ze u nooit kunnen bereiken.

Deze maatregelen kunnen echter geen absolute zekerheid bieden. Hoewel OmniMove alles in het werk stelt om uw persoonsgegevens te beschermen, kan OmniMove niet garanderen en kunt u er redelijkerwijs niet van uitgaan dat de databanken van OmniMove gevrijwaard blijven van onrechtmatigheden, storingen, onrechtmatige onderschepping of toegang, of andere vormen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Naleving en samenwerking met regelgevers

We evalueren regelmatig dit Privacy beleid en zorgen ervoor dat we uw gegevens verwerken op een manier die in overeenstemming is met dit beleid.

Gegevensoverdracht

We slaan gegevens op bij Solcon (KPN) in Dronten, Nederland. Het datacenter is ISO 27001 gecertificeerd.  Uw gegevens kunnen worden verwerkt op servers buiten het land waar u woont. De wetgeving inzake gegevensbescherming verschilt per land, waarbij sommige landen meer bescherming bieden dan andere. Ongeacht waar uw gegevens worden verwerkt, passen we dezelfde bescherming toe die in dit beleid wordt beschreven.

Wijzigingen in het privacy beleid

Wij hebben het recht om dit privacy beleid te wijzigen. Wij zullen alle wijzigingen van dit privacy beleid op omnimove.nl publiceren. De herziene versie is van kracht op het moment dat deze wordt geplaatst. Wij raden u aan dit Privacy beleid regelmatig te lezen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Contactgegevens

Als u gebruik maakt van onze software en u hebt vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in onze software, neem dan in eerste instantie contact op met uw werkgever/opdrachtgever die u toegang heeft gegeven tot onze software.

Als u geen gebruik maakt van onze software, of u wilt contact met ons opnemen, neem dan contact op met ons op.

OmniMove Mobile Solutions bv

T.a.v. afd. Administratie

Valeriaan 12

3863 DG Nijkerk

E: info@omnimove.nl

Privacy Statement download

OmniMove voorwaarden download

  

info@omnimove.nl | +31(0)33 245 2443 |  OmniMove Mobile Solutions B.V. | © 2003-2024